KVKK Aydınlatma Metni

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusunun Kimliği

Tüm veri işleme süreçlerine ilişkin olarak sizinle ilgili işlenen kişisel veriler konusunda kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan aşağıda adres ve iletişim bilgileri detaylı olarak yer almakta olan Happy Place to Work Araştırma Eğitim Danışmanlık Limited Şirketi’dir (“Veri Sorumlusu” veya “Şirket” olarak anılacaktır.

Şirket Adresi: Yıldız Posta Cad. Akın Sitesi No 8/13 Gayrettepe Beşiktaş/İstanbul

Mersis No: 0948044045800017

Ticaret Sicil No: 814861

Telefon Numarası (Kurumsal): (0212) 318 01 42

E-Posta adresi: info@happyplacetowork.com.tr

Kep Adresi:

Aydınlatma Metni’nin Amacı ve Genel Hükümler

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni’nin (“Aydınlatma Metni”) amacı, Şirket tarafından çeşitli hizmet sözleşmeleri ile Şirket’ten hiizmet alımı gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişilere (“Müşteriler”) verilen hizmetlerin sunumu ile Şirket’in hizmetleri icra sürecinde destek aldığı gerçek ve tüzel kişilerden (“Tedarikçiler”) ve Müşteri’lere iş veya hizmet akdi ile bağlı gerçek kişilerden (“Çalışan”) araştırma faaliyetlerinin sağlanması kapsamında elde edilen, Ziyaretçiler ve/veya Müşteriler tarafından Şirket’e sağlanan Kişisel Verilerin veya İlgili Kişilerin pozitif edimleriyle veya otomatik, yarı-otomatik teknolojiler vasıtasıyla elde edilen Kişisel Verilerinin işlenmesine ilişkin olarak; Kişisel Verilerin toplanma şekilleri, işlenme amaçları, hukuki sebepleri, aktarım noktaları ve İlgili Kişilerin hakları konularında İlgili Kişileri şeffaf bir şekilde aydınlatmak ve bu suretle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un ”KVKK” 10. maddesi ile getirilen aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesidir.

Şirket, işbu Aydınlatma Metni’ni her zaman ve herhangi bir bildirimde bulunmaksızın kendi hüküm ve tasarrufu altında Web Sitesinde yayımlamak suretiyle güncelleyebilir ve değiştirebilir. Güncelleme ve değişiklikler Web Sitesinde yeni ya da tadil metnin yayınlandığı tarihten itibaren geçerli olacaktır. İlgili değişiklikler, değişiklik tarihinden önce işlenmiş kişisel verileri kapsamayacaktır.

Müşteriler ve İlgili Kişiler Web Sitesini ziyaret etmek ve/veya Şirket’in sunduğu Hizmetlere erişmek ve sair şekil ve amaçlar doğrultusunda İçerikleri ve Hizmetler’i kullanmak ile işbu Aydınlatma Metni’ni okumuş ve bilgilendirilmiş kabul edilmektedir. İşbu Aydınlatma Metni, Web Sitesi üzerinde her zaman ve Talep Formu doldurulma anında ve sunulan Hizmetler’e erişimden hemen önce Ziyaretçilerin, Müşterilerin ve İlgili Kişilerin dikkatine sunulmaktadır. HPW olarak Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizi işlemediğimizi açıklıkla belirtmek isteriz.

İşlenen Kişisel Veriler, Şirket  tarafından sağlanan hizmetler, ürünler veya ticari faaliyetlerin gerekliliklerine göre değişkenlik gösterebilir. Ancak tüm Kişisel Veriler, KVKK 4. maddesinde belirtilen temel ilkelere tam uyumlu olarak;

i. Hukuka, dürüstlük kurallarına uygun olarak,

ii. Doğru ve güncel tutulacak şekilde,

iii. Belirli, meşru ve açık amaçlarla sınırlı olarak,

iv. İşleme amaçları ile bağlantılı, ölçülü ve amacına uygun olarak,

v. İlgili mevzuatın öngördüğü veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilmek suretiyle işlenmektedir.

Bu ilkelere uygunluk, kişisel verilerinizin korunması ve gizliliğinin sağlanması açısından temel yaklaşımımızdır.

İşlenen Kişisel Veriler ve İşlemeye Konu Veri Kategorileri

Şirket tarafından işlenmekte olan kişisel verilere ilişkin genel bilgiler aşağıdaki gibidir:

Kişisel Verilerin İşlenme Süreçleri

Sözleşme Süreçleri ve İlgili İşlemler: Şirket, kişisel verileri KVKK Md. 5/2 (c) ve GDPR Md. 6/1 (b) kapsamında, sözleşmelerin kurulması veya ifası amacıyla işlemektedir. Bu kapsamda, iş yeri kültürü ve çalışan memnuniyeti analizi, sertifikasyon süreçleri, workshoplar ve benzeri müşteri odaklı hizmetlerin sunulması, tedarikçi sözleşmelerinin yürütülmesi, teklif ve hizmetlerin sağlanması, iletişim kurulması ve süreçlerin yönetimi yer alır.

Hizmet İyileştirme, Talep Yönetimi ve Müşteri Memnuniyeti: Kişisel veriler, KVKK Md. 5/2 (c), GDPR Md. 6/1 (b) uyarınca sözleşmenin ifası amacıyla ve KVKK Md. 5/2 (f), GDPR Md. 6/1 (f) doğrultusunda meşru menfaatler temelinde işlenmektedir. Müşterilerden gelen şikayet ve önerilerin değerlendirilmesi, müşteri memnuniyeti sağlanması, hizmet kalitesinin artırılması ve ilgili mevzuat kapsamında yapılan taleplerin yönetilmesi gibi veri işleme faaliyetleri bu kapsamdadır. Ayrıca, kişisel verilerin korunması taleplerine yanıt verilmesi, KVKK Md. 5/2 (ç) ve GDPR Md. 6/1 (c) gereğince hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacına dayanır.

Görsel ve İşitsel Kayıtların İşlenmesi: Şirket, etkinliklerde veya organizasyonlarda katılım gösteren ilgili kişilerin görsel ve işitsel kayıtlarını, açık rıza temelinde, KVKK Md. 5/1 ve GDPR Md. 6/1 (a) doğrultusunda işlemektedir. Bu kayıtlar, HPTW tarafından sosyal medya hesaplarında veya internet sitesinde tanıtım ve bilgilendirme amacıyla paylaşılabilir.

Pazarlama ve Ticari İletişim Faaliyetleri: Kişisel veriler, açık rıza sağlandığı takdirde KVKK Md. 5/1 ve GDPR Md. 6/1 (a) doğrultusunda ürün ve hizmetlere yönelik reklam ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, kampanyalar, özel gün kutlamaları gibi ticari elektronik ileti gönderimleri kapsamında işlenebilecektir.

Güvenlik Amacıyla Veri İşlenmesi: Şirket, yetkisiz erişimi, siber saldırıları ve diğer kötü amaçlı faaliyetleri engellemek için veri trafiğini izleyip analiz ederek çevrimiçi platformlara yapılan bağlantıların bütünlüğünü ve güvenliğini şifreleme ile korumakta; ayrıca fiziksel tesislerde erişim kontrolleri ve gözetim sistemleri uygulayarak KVKK ve GDPR nezdinde gerekli görülen tedbirleri almaktadır. Bu tedbirler kapsamında ziyaretçilerin, müşterilerin , tedarikçilerin ve müşteri çalışanlarının trafik verileri, çerezler aracılığıyla işlenmektedir. Şirketin, organizasyon, etkinlik ve fiziki mekan güvenliğine ilişkin tedbirler kapsamında, ziyaretçi defterlerinin tutulması, güvenlik kamera kayıtları ve etkinlik katılımcı formları aracılığıyla işlenecek veriler bu kapsamdadır.

Mevzuata Uyum Kapsamındaki Faaliyetler: Şirket, yürürlükteki kanunlara uyum sağlamak amacıyla ticari defterlerin ve diğer yasal kayıtların tutulması, muhasebat işlemlerinin yapılması, zorunlu bilişim güvenliği standartlarına uyum ve kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini temin etmek için gerekli idari ve teknik tedbirleri almak amaçlarıyla da kişisel verileri işleyebilecektir.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel Veriler Şirket tarafından esas olarak, hizmet talebinde bulunulduğu sırada elektronik ortamlarda ve anket/envanter çalışmalarının icrası sırasında bu anketler üzerinde İlgili Kişiler’in doldurduğu formlar aracılığıyla işlenmektedir. Bununla birlikte Şirket, İlgili Kişi’lerin taleplerinin karşılanması ve hizmetlerin sunulabilmesi amacıyla aşağıda yazılı olan kanallar vasıtasıyla toplanmış kişisel verilerinizi de işleyebilecektir:

i. Şirket’ten hizmet alımı gerçekleştiren tüzel kişilerden edinilen.

ii. Şirket ile websitesi üzerinden iletişim formu, talep ve şikayet formu, Veri Sorumlusu’na başvuru formu gibi iletişime geçilmesi halinde bu formlardan edinilen.

iii. Eğitim, seminer, webinar ve sair etkinliklere kayıt esnasında doğrudan gerçek kişilerden; Şirket websitesindeki veya sosyal medya hesaplarındaki veya iş ortaklarının duyuru kanalları üzerinden doldurulması yoluyla veya doğrudan Şirket’e hizmet alım talebiyle telefon, e-posta ve sair iletişim araçları kanalıyla başvurulması yoluyla edinilen.

iv. Şirket ile sosyal medya kanallarından (LinkedIn, Instagram, Twitter vb.) iletişime veya etkileşime geçen gerçek kişilerden – doğrudan iletişim veya etkileşim içeriğiyle bağlantılı olarak edinilen

Müşterilerin Çalışanları ve Üçüncü Kişiler Tarafından Kişisel Verileri Elde Edilen Gerçek Kişiler için Bilgilendirme

Kişisel Verileri müşteriler  veya tedarikçiler tarafından Şirket’e sağlanıp, hizmetlerin ifası amacıyla Şirket tarafından işlenen İlgili Kişiler, müşteri veya tedarikçi ile akdedilen Hizmet Sözleşmesi gereği Hizmetlerin ifası kapsamında Kişisel Verilerinin işlenmesi sebebiyle kanun tarafından “İlgili Kişi” olarak kabul edilmektedir.

Müşterimiz veya tedarikçimiz olan bir tüzel kişinin İlgili Kişi’ye ait Kişisel Verilerin (kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, mesleki deneyim verileri, eğitim verileri vb.) girişini sağlaması ve Kişisel Verileri Şirket’e aktarması bakımından ilgili Müşteri veya Tedarikçi tüzel kişi sorumludur. Şirket’in Müşterilerin veri güvenliği, veri işleme ve aktarma politikaları hakkında bir bilgisi ve sorumluluğu bulunmamaktadır. Bununla beraber tedarikçilerimizin uygulanabilir veri koruma kanunlarına göre öngörülen azami tedbirleri almaları şirketimiz ile tedarikçilerimiz arasında kurulan sözleşmelerin asli unsurudur.

Bu hallerde İlgili Kişilere ait Kişisel Veriler Hizmet alımı ilişkisine dayanılarak sizin verilerinizin girişini sağlayan müşterilerimiz veya tedarikçilerimiz vasıtasıyla elde edilir. Eğer bu işlem bilginiz ve onayınız dışında gerçekleşmiş ise ve Kişisel Verilerinizin işlenmesi hususunda rızanız yoksa Şirket ile gecikmeksizin ve ivedilikle iletişime geçmelisiniz.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verilerinizi burada açıklanan haller veya kişisel verilerin toplandığı zamanda başka şekilde belirtilen durumlar dışında üçüncü kişilere verilmez, ifşa edilmez, başka bir şekilde paylaşılmaz ve katiyen satılmaz.

Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Taraflar

Kişisel Veriler, yalnızca aktarıldıkları Veri İşleyenlerin, Şirket adına belirli bir hizmet ifa etmelerinin zaruri olduğu hâllerde ve sınırlı olmak kaydıyla paylaşılacak olup; bu Veri İşleyenler, Kişisel Verileri farklı herhangi bir maksatla muhafaza etme veya kullanma yetkisine sahip değildir. Kişisel Verilerin güvenli ve gizli tutulması hususunda tüm paydaşlarımız kanundan doğan yükümlülüklerin yanında Şirket’e karşı bu hususta akdi taahhütleri mevcuttur.

Yurtdışına Aktarım ve Uygun Güvencelerin Sağlanması

Şirket, Happy Workplaces LLC’ye (“HWP”) kişisel veri aktarımını, Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve KVKK madde 9 kapsamında KVKK tarafından yayımlanarak yürürlüğe konulan Standart Sözleşme kapsamında sağlanan uygun güvenceye dayalı olarak gerçekleştirmektedir.

Yetkili Kamu Kurumları ve Adli Mercilere Aktarım

Şirket, yetkili bir idari veya adli merciden müzekkere veya talimat tebellüğ ettiği takdirde, öncelikle bu tebliğ hakkında İlgili Kişi’yi bilgilendirecek ve tebliğ doğrultusunda ilgili yetkili idari veya adli mercie veri aktarımı yapabilecektir.

Ayrıca, KVKK Md. 5/2 (e) ve GDPR Md. 6/1 (f) uyarınca, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla da kişisel veriler işlenebilir ve gerektiğinde ilgili yasal mercilerle paylaşılabilir.

Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası

İşlenen Kişisel Veriler, Hizmet alımı gerçekleşmemiş olsa dahi Hizmet alımından önce edinildiği tarihi müteakip ve Müşteriler ile akdedilen Sözleşmesel ilişki herhangi bir nedenle sonlanmasını müteakip ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Müşteri Çalışanları’na ait, Müşterilere sunulan Hizmet kapsamında toplanan Kişisel Veriler ilk Kişisel Veri işleme faaliyetini takip eden bir sonraki periyodik imha döneminde imha edilir.

Kişisel veriler;

1. İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

2. İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

3. Kişisel Verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

4. KVKK 11. (On birinci) maddesi gereği İlgili Kişi’nin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,

5. Şirketin, İlgili Kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

6. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş̧ olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, Şirket tarafından İlgili Kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda Kişisel Veriler, Şirket ve/veya İş Ortakları tarafından re’sen veya İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak imha edilir.

Kişisel Verilerin Saklanması, Aktarımı ve İmhasına İlişkin olarak detaylı bilgilendirmeye  ve “HPTW Veri Saklama, Aktarım ve İmha Politikası” metnine Şirket’e talepte bulunarak ulaşabilirsiniz.

Veri Sahibinin Hakları

İlgili Kişiler yürürlükte düzenlemelere paralel olarak Kişisel Verileri ile ilgili olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

a. Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b. Kişisel verileri işlenmişse bunlara ilişkin bilgi talep etme,

c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d. Kişisel verilerin aktarıldığı yurt içi veya yurt dışındaki üçüncü kişileri bilme,

e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,

f. İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme,

g. Düzeltme veya silme taleplerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

h. Kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi nedeniyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i. Kanuna aykırı veri işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararının giderilmesini talep etme.

j. Ayrıca, GDPR’nin 6. maddesinin (e) veya (f) bendine dayalı işleme faaliyetlerine itiraz etme hakkına da sahiptir. Şirket, ilgili kişisel verilerin işlenmesi konusunda daha üstün bir menfaat sunmadığı veya verileri yasal taleplerin oluşturulması, bir hakkın tesisi ya da savunulması için meşru olarak işlemesi gerektiğini göstermediği sürece bu itirazı dikkate alarak ilgili verilerin işlenmesini durduracaktır.

İlgili Kişiler yukarıda sayılan haklarını Veri Sorumlusu Şirket’e başvurarak kullanabilirler.

Hakların Kullanımına İlişkin Usul

Kişisel Verilere  ilişkin hakların İlgili kişilerce kullanılması için öncelikle Veri Sorumlusu ile iletişime geçilmelidir. KVKK’nın 14. maddesine göre Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na doğrudan şikayette bulunulması mümkün değildir.

İlgili Kişiler, yukarıda belirtilen haklarına ilişkin taleplerini aşağıdaki kişilere iletebilirler:

1. Yıldız Posta Cad. Akın Sitesi No 8/13 Gayrettepe Beşiktaş/İstanbul adresine yazılı olarak,

2. Veri Sorumlusu’na Başvuru formunu elektronik ve/veya fiziksel ortamda doldurarak ve Şirket’e yukarıda yazılı adres veya Formda yazılı elektronik posta adresi vasıtası ile ulaştırarak,

3. Güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile ve/veya kayıtlı elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle; happyplace@hs01.kep.tr göndererek.

Başvurularda İlgili Kişi’ye ait;

1. Ad, Soyad ve başvuru yazılı ise imzanın,

2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarasının, yabancılar için pasaport numarasının,

3. Tebligata elverişli adres veya iş yeri adresinin,

4. Varsa e-posta adresinin, telefon ve faks numarasının

5. Talep konusunun bulunması

zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Başvurular 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılır: Başvurular, (i) kabul edilebilir ve/veya (ii) gerekçesi açıklanarak reddedilebilir. İlgili Kişilere ait taleplerin kabul edilmesi halinde, Şirket İlgili kişileri hakkın kullanımı tamamlanana kadar düzenli bir şekilde bilgilendirmeyi taahhüt etmektedir.

Şirket’e yöneltilen taleplerin Şirket tarafından reddedilmesi veya Şirket tarafından verilen cevaptan memnun kalınmaması veya Şirket tarafından cevap verilmemesi halinde, cevabın İlgili Kişi’ye tebliğ edildiği tarihten itibaren 30 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyet imkanı mevcuttur. Cevap verilmemesi halinde, belirtilen 30 günlük sürenin bitiminden itibaren 30 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunulabilecektir.

Aydınlatma Metninin Güncellenmesi

İşbu Aydınlatma Metni, yukarıda belirtilen güncellenme tarihi itibarıyla güncel olup, müşteri çalışanları anket çalışmaları öncesinde bu metin her defasında kendilerine gösterilecektir. Diğer paydaşlarımız, metnin en güncel sürümünü Şirket’in web sitesi üzerinden kontrol edebilirler. Aydınlatma Metni’nde esaslı bir değişiklik olması durumunda, bu değişikliklerden etkilenen ilgili kişi gruplarıyla gerekli bilgilendirmeler yapılacaktır.